A. Pengertian Dokumen Dan Dokumentasi
Dokumen berasal dari kata Documen. Menurut kamus umum bahasa Indonesia adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti / keterangan.
Pengerian dokumen dari beberapa sumber :
a) Semua catatan tertulis yang tercetak ataupun tidak.
b) Segala benda yang mempunyai segala keterangan yang di pilih untuk di kumpulkan, di susun, di sediakan ataupun untuk di sebarkan.
2. Kamus bahasa inggris Webster :
a) Dokumen dapat mebuktikan dengan keterangan melengkapi keterangan dengan data – data.
b) Dokumen melengkapi keabsahan keterangan seperti surat keterangan pernyataan, lampiran – lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.
3. Ensiklopedia umum :
a) Dokumen berarti surat akte, piagam
b) Surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi bukti atau keterangan.
4. Ensiklopedia Administrasi.
Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat bukti atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.
A. Pengertian Dokumentasi
Kata Dokumentasi berasal dari bahasa Inggris Documentation, sedangkan menurut bahasa Latin adalah Dokumentum yang artinya pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan – keterangan dan penerangan dan bukti, begitu pula menurut Ensiklopedia Indonesia adalah pencarian, pengumpulan dan peraturannya.
Dari pengertian di atas terdapat 2 unsur yaitu, kumpulan – kumpulan dokumen yang dapat memberi keterangan atau bukti – bukti aktivitas yang terkait dengan proses kemudian yang terkait dengan proses pengembangan dan pengelolaan secara sistematik serta penyebarluasan kepada pemakai informasi.
B. Jenis – Jenis Dokumen
Dari segi pemakaiannya :
1. Dokumen Pribadi adalah Surat - surat penting untuk kepentingan pribadi. Contoh : SSTB, akte kelahiran, Piagam, KTP, dsb.
2. Dokumen Niaga adalah Surat – surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat bukti transaksi – transaksi jual beli. Contoh :
a) Packing List adalah Daftar rinci barang yang ada di dalam peti atau pengepakan gunanya untuk mengetahui isi dalam peti.
b) Surat Pengantar adalah Surat digunakan untuk mengantar sesuatu kepada yang berkepentingan, dapat berupa barang, salinan surat atau buku dan brosur.
c) Faktur adalah Bukti transaksi jual beli yang berisi perhitungan harga barang yang di jual berdasarkan jenis dan jumlahnya. Ada 3 macam faktur yang biasa dipakai yaitu, faktur biasa, faktur profomar, dan faktur Konsulen.
d) Kwitansi adalah Tanda bukti pembayaran atau penerimaan uang. Kwitansi di buat oleh penagih yang isinya menyatakan bahwa ia telah menrima uang atas pembayaran dari orang yang membayar atau tertagih.
e) Diloplading adalah Surat angkutan yang disertakan pada barang – barang yang akan dikirim melalui kapal laut,
a) Letter Of Traddic adalah Surat yang di kaluarkan oleh Bank Depisa atas perintah Inportir kepada Eksportir luar negeri yang merupakan relasi dari Inpoertir yang memberikan hak kepada Eksportir untuk menarik data yang disebutkan dalam L/C.
1. Dokumen Pemerintah adalah surat – surat penting yang dipakai sebagai pemcuktian kegiatan pemerintah. Contoh :
a) Undang – Undang
b) Peraturan Pemerintah
c) KEPRES
d) KEPMEN
e) PERDA
f) Perjanjian kerjasama antar Negara
2. Dokoumen sejarah adalah Surat – surat atau catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa pada masa lampau. Contoh :
a) Teks Proklamasi
b) Teks Pancasila
c) Teks Sumpah Pemuda
d) Rekaman Film Perjuangan
e) Sejarah Berdirinya Suatu Perusahaan
f) Gambar Atau Foto Terjadinya Suatu Peristiwa
g) Monumen Yang Melambangkan Terjadinya Suatu Peristiwa yang Bersejarah.
h) Riwayat Hidup Orang – orang Penting.
Dari Segi Fungsinya :
1. Dokumen Dinamis adalah Dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.
a) Dokumen Dinamis Aktif adalah Dokumen yang penggunaannya sudah menurun.
b) Dokumen Semi Aktif adalah Dokumen yang sudah jarang digunakan.
2. Dokumen In Aktif adalah Dokumen yang secara tidak langsung digunakan dalam pekerjaan kantor.
a) Letter Of Traddic adalah Surat yang di kaluarkan oleh Bank Depisa atas perintah Inportir kepada Eksportir luar negeri yang merupakan relasi dari Inpoertir yang memberikan hak kepada Eksportir untuk menarik data yang disebutkan dalam L/C.
1. Dokumen Pemerintah adalah surat – surat penting yang dipakai sebagai pemcuktian kegiatan pemerintah. Contoh :
a) Undang – Undang
b) Peraturan Pemerintah
c) KEPRES
d) KEPMEN
e) PERDA
f) Perjanjian kerjasama antar Negara
2. Dokoumen sejarah adalah Surat – surat atau catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa pada masa lampau. Contoh :
a) Teks Proklamasi
b) Teks Pancasila
c) Teks Sumpah Pemuda
d) Rekaman Film Perjuangan
e) Sejarah Berdirinya Suatu Perusahaan
f) Gambar Atau Foto Terjadinya Suatu Peristiwa
g) Monumen Yang Melambangkan Terjadinya Suatu Peristiwa yang Bersejarah.
h) Riwayat Hidup Orang – orang Penting.
Dari Segi Fungsinya :
1. Dokumen Dinamis adalah Dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.
a) Dokumen Dinamis Aktif adalah Dokumen yang penggunaannya sudah menurun.
b) Dokumen Semi Aktif adalah Dokumen yang sudah jarang digunakan.
2. Dokumen In Aktif adalah Dokumen yang secara tidak langsung digunakan dalam pekerjaan kantor.
Dari Segi Ruang Lingkup Bentuk Fisikanya :
1. Dokumen Korforal adalah Dokumen berupa benda bernilai sejarah.
Contoh : Arca, Patung, Pakaian Adat, Ruang kuno, Keris, Dsb.
Dokumen ini merupakan dokumen museum.
2. Dokumen Titeral adalah Dokumen yang dicetak di tulis, di cetak, dan digunakan seperti buku, surat kabar, majalah, film, micro film, pita kaset, Dsb.
Dokumen ini merupakan dokumen milik peustakaan.
3. Dokumen Privat adalah Dokumen Berupa surat – surat atau arsip. Misal ; Surat Dinas, Surat Niaga, Surat Berharga, Surat Tanda Bukti Laporan, dsb. Dokumen ini disimpan di bagian kearsipan.
Dokumen Privat Dibedakan Menjadi :
1. Catatan Yang Berhubungan Riwayat Hidup, Daftar Riwayat Pekerjaan, DP3, KPY, dsb.
2. Catatan Mengenai Keuangan ( Financial Record ). Contoh : Kwitansi, Cek, Giro, Wesel, Laporan keuangan, Tagihan, dsb.
3. Catatan Yang Berhubungan Dengan Perdagangan ( Sales Record ). Contoh : Catatan Pelanggan, Surat Pengantar Barang, Promosi, Penjualan, Pemasaran, dsb.
4. Dengan Masalah Kepegawaian ( Personal Record ). Contoh : Absen Pegawai, Daftar
5. Catatan Barang Inventaris Kantor ( Inventary Record )
6. Catatan Hasil Produksi ( Production Record ) Contoh : Jenis bahan baku, Jenis – jenis alat – alat, Laporan Produksi dan Kualitas Barang.
A. KEGIATAN DOKUMENTASI
Mencari dan mengumpulkan dokumen memilki tujuan untuk dijadikan bahan dokumentasi baik dokumen Korforal, Titeral maupun Privat.
1. Mengumpulkan dapat dilakukan dengan cara menerima informasi, tukar – menukar informasi, atau berlangganan membeli dokumen.
2. Mencatat dokumen kedalam buku induk dokumen.
Langkah – Langkah Yang Harus Dilakukan Yaitu :
a) Memilih dokumen yang akan dijadika bahan dokumentasi.
b) Mangkaji, melengkapi, dan mempelajari isi dokumen.
c) Membuat ringkasan abstrak atau terjemahan.
d) Menetapkan dokumen yang sudah selesai menjadi bahan dokumentasi
e) Menggolongkan dalam klasifikasi tertentu.
f) Menyebarluaskan dan menggunakan sesuai dengan kebutuhan.
3. Memproduksi dokumen adalah kegiatan menggandakan dokumen yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Misal : ringkasan, terjemahan, abstraksi, dsb.
4. Mengkajikan dan Menyebarluaskan Dokumen
· Distribusi Aktif adalah Penyebaran dokumen dilakukan terus – menerus sebagai pekerjaan rutin.
· Distribusi Pasif adalah Penyebaran dokumen sesuai permintaan pihaj yang memerlukan.
5. Menyimpan dan Memelihara Dokumen
Penyimpanan dokumen korforal merupakan tanggung jawab permusiuman, dan dokumen Literal merupakan tanggung jawab perpustakaan.
Cara Menyimpan Dokumen :
a) Menyimpan fisik dokumen adalah wujud dokumen itu yang disinpan.
b) Menyimpan informasi dokumen adalah yang disimpan berupa isi atau informasi dokumen itu sendiri.
Dokumen yang berupa surat – surat dan warkat disimpan menurut system kearsipan yaitu system abjad, masalah, wilayah, tanggal, nomor, micro film, slide, pita kaset, video kaset.
Dokumen yang disimpan atau dirawat agar terjaga kelestariannya dan sensntiasa dapat dipergunakan yang perlu dilakukan setiap saat sebelum terjadi kerusakan. Dokumen jangan disimpan di tempat panas atau lembab karena dapat merusak ketahanan dokumen. Secara rutin diberi obat anti hama dan funigasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar